En société comme en entreprise, avec ou sans salarié, il est des passages obligés pour réussir à développer son activité et réussir à faire croître son volume d’affaires, son chiffre d’affaires et ses bénéfices. Parmi ceux-là, on compte notamment tout ce qui va participer de l’outillage administratif, dont les logiciels de gestion comptable ou commerciale. Ces outils du quotidien permettent le pilotage et le suivi précis de chaque compte et de chaque typologie de mission. Mais précisément, quelles sont leurs fonctionnalités devenues si indispensables à tous les dirigeants et leurs collaborateurs : c’est ce que nous allons voir ici ensemble.
Devis et facturation : les deux faces d’une même pièce pour les entreprises
Lorsque vous cherchez à vous équiper d’un logiciel pour vos devis, plusieurs éléments clés sont à prendre en compte :
- fonctionnalités ;
- ergonomie ;
- process et expérience client.
Ce sont ces trois aspects sur lesquels nous allons revenir afin de vous éclairer sur les impératifs de votre quête du logiciel parfait.
Les fonctionnalités : le cœur du système qui doit savoir s’adapter
Quand on parle de fonctionnalités, on évoque tout simplement ce qui va être possible de faire avec son outil. Plus qu’une interface, l’outil doit apporter des réponses concrètes à des problématiques qui ne le sont pas moins. Ainsi, les responsables administratifs et financiers, les services comptabilité internalisés chercheront à pouvoir éditer de manière simple et intuitive les devis. Cette pièce comptable est le point de départ d’un tunnel de transformation des prospects en clients : elle doit donc pouvoir être produite rapidement, dans le respect des normes réglementaires. Cela est d’autant plus vrai pour les indépendants, les freelances et tous les entrepreneurs qui travaillent seuls.
L’ergonomie : quand l’interface joue un rôle central dans votre pilotage d’activité
Suivant les fonctionnalités de près, le design et l’ergonomie viennent apporter les réponses attendues en termes de navigation, d’accès aux données et de vues spécifiques sur telle ou telle information. Ainsi, l’interface logicielle, autrement dit les différents écrans qui composent les fonctionnalités, seront adaptés à une compréhension immédiate pour tous. Au-delà des couleurs et du style, c’est la clarté, l’intuitivité et la lisibilité qui vont apporter une meilleure efficacité aux utilisateurs : les logiciels sont là pour simplifier la vie des utilisateurs et pas pour imposer un apprentissage long et lourd.
Intégrer ses interlocuteurs dans ses mécanismes comptables : l’expérience client à prendre en considération
De la même manière que le logiciel d’édition de devis devra permettre de transformer simplement, en un clic, en facture, il sera bon de permettre une ouverture aux prospects et clients. Ainsi, en proposant des outils intégrés comme la signature électronique sur les devis par exemple, l’expérience de l’acheteur est fluidifiée en même temps que le business est accéléré. Cela a pour conséquence de donner une vision plus juste, en temps réel ou presque, de l’avancée des affaires en cours. Le pilotage s’en voit simplifié : vous savez à chaque instant où vous en êtes, quels sont les sujets à planifier, à relancer, etc.
L’outil devra également se révéler suffisamment souple pour s’adapter à votre activité et à vos produits et services. En tenant compte de tout cela, vous êtes dans les meilleures dispositions pour accélérer votre croissance.
